Nach der automatisierten Verbuchung von Wertpapieren werden die Ergebnisse über eine sogenannte Kontenabstimmung plausibilisiert.
Bei komplexen Depots stellt die Kontenabstimmung eine Herausforderung für Steuerberater und Buchhalter dar.
In diesem Artikel gehen wir auf typische Stolpersteine ein und geben konkrete Tipps aus der Praxis, damit die Kontenabstimmung ihren Schrecken verliert.
Broker-Beleg
Alle an der Kontenabstimmung Beteiligten sollten die gleichen Broker–Belege nutzen.
Broker stellen eine Vielzahl von verschiedenen Belegen bereit. Die Belege unterscheiden sich unter anderem in Ihrem Detailierungsgrad. Durch die Verwendung der gleichen Brokerbelege werden Fehlerquellen ausgeschlossen und Missverständnisse vermieden.
Um dies zu unterstützen haben wir eine Anleitung zur Erzeugung der Brokerbelege für die Kontenabstimmung erstellt.
Systematische Vorgehensweise
Bei der Verbuchung von Wertpapieren werden eine Vielzahl von Buchungssätzen erzeugt und viele verschiedene Konten angesprochen.
Hier hat es sich in der Praxis bewährt die Kontenabstimmung systematisch in Teilbereiche aufzugliedern. Zunächst unterscheiden wir zwischen
- Abstimmung der Erfolgskonten
- Abstimmung der Bestandskonten
Erfolgskonten
Die Abstimmung der Erfolgskonten unterteilen wir weiter in die Bereiche:
- Erträge / Aufwendungen aus dem Handel mit den verschiedenen Asset-Klassen
- Erträge aus Dividenden
- Erträge / Aufwendungen aus Zinsen
- Aufwendungen für Gebühren (die nicht zu den Anschaffungskosten gerechnet werden)
- Aufwendungen für Steuern
Bestandskonten
Bei den Bestandskonten unterscheiden wir vor allem die verschiedenen Asset-Klassen und Währungen. Je nach Depot ergeben sich dann die Bereiche für die verschiedenen Asset-Klassen und Wertpapierverrechnungskonten.
Dokumentation
Für jeden Teilbereich werden die zugehörigen Konten abgestimmt und das Ergebnis zusammen mit dem Betrag der Abweichung dokumentiert.
Dies ermöglicht es sogar unbeteiligten Dritten das Ergebnis der Buchhaltung und der Kontenabstimmung zu jedem Zeitpunkt nachzuvollziehen.
Die VICTAR Checkliste Kontenabstimmung Wertpapierverbuchung unterstützt diese Vorgehensweise optimal.
Stolpersteine in Broker-Belegen
Auch die Belege von Brokern die seit Jahrzehnten Belege für Geschäftsdepots erstellen sind nicht perfekt.
Aus unserer Erfahrung gibt es die folgenden Stolpersteine:
Unpraktische Zusamenfassungen
Viele Broker unterscheiden die Asset-Klassen nicht so, wie es für die steuerliche Erfassung und Kontenabstimmung praktisch wäre.
Beispiel:
Die Gewinne aus Aktien und den verschiedenen ETF-/Fondstypen werden nicht getrennt ausgewiesen wie von VICTAR sondern in einer Position zusammengefasst.
Bei der Kontenabstimmung sind dadurch wieder Hilfsrechnungen notwendig.
Doppelte Ausweisung von Gewinnen
An einigen Stellen werden Erträge bzw. Aufwendungen doppelt ausgewiesen.
Beispiel:
Wird bei der Andienung (A) von Optionen (in den Brokerbelegen auch Zuteilung genannt) ein Underlying geliefert, das bereits aus einer vorhergehenden Transaktion im Bestand war und es entsteht dabei ein Gewinn aus dem Verkauf des Underlyings, dann wird der entsprechende Gewinn in den Broker-Belegen fälschlicherweise 2x ausgewiesen:
1) Als Gewinn in den Transaktionen des Unterlyings (aus unserer Sicht korrekt und entsprechend verbucht)
2) Als Gewinn im Abschnitt „Zuteilungen“
Ist man sich bei der Kontenabstimmung dieser doppelten Ausweisung nicht bewusst, dann jagt man nicht vorhandenen Abweichungen hinterher.
Fremdwährungen
Alle Erfolgskonten werden immer in der Basiswährung abgestimmt (Typischerweise EUR).
Die in Fremdwährung geführten Bestandskonten, zum Beispiel ‚Aktien USD‘ oder ‚Wertpapierverrechnungskonto USD‘ werden immer in der jeweiligen Fremdwährung gebucht und abgestimmt.
Ist man sich dieser Praxis nicht bewusst dann jagt man auch hier vergeblich nach Fehlbuchungen.
Wird dies nicht beachtet, kommt es also dadurch zu Verwirrung, da das EUR Saldo (naturgemäß) vom Saldo in der Fremdwährung abweicht.
Wie die Abstimmung und der Abschluss von in Fremdwährung geführten Konten funktioniert, hat die DATEV in diesem Artikel hervorragend beschrieben.
Zusammenfassung
Nach der automatisierten Verbuchung von Wertpapieren werden die Ergebnisse über eine Kontenabstimmung plausibilisiert.
In diesem Artikel haben wir Tipps aus der Praxis zusammengestellt mit denen sich Fehler vermeiden und Aufwände reduzieren lassen.
In unserem nächsten Beitrag beschreiben wir wie die VICTAR Checkliste Kontenabstimmung Wertpapierverbuchung Buchhalter und Steuerberater bei der Kontenabstimmung massiv entlastet.
Unser Ziel ist es alle Steuerberater in die Lage zu versetzen die Wertpapierverbuchung auch bei komplexen Depots effizient und korrekt durchzuführen.