Das passiert bei der Wertpapierverbuchung

Jede Transaktion in deinem Depot stellt aus handelsrechtlicher Sicht einen Geschäftsvorfall dar.  Diese Geschäftsvorfälle müssen in der doppelten Buchführung erfasst werden. Beispiele für Geschäftsvorfälle, die über die Wertpapierverbuchung erfasst werden sind:

• Kauf und Verkauf von Aktien, ETF, Optionen, Futures, CFD oder anderen Wertpapieren
• Verfall, Ausübung oder Andienung von Optionen
• Erhalt einer Dividende
• Erhalt einer Zinsgutschrift für verliehene Wertpapiere
• Tausch von EUR in USD
• Gezahlte Zinsen für Wertpapierkredite
• Einbuchung von Aktien aus einem Spin-Off
• Übertragung von Wertpapieren zwischen Depots

Bei der Wertpapierverbuchung werden diese Geschäftsvorfälle in Buchungssätze übersetzt. Dabei   müssen die richtigen Bestands- und Ergebniskonten verwendet werden.

Details zu besonderen Herausforderungen und Lösungen findest du auf unserem Blog über die Buchung von Wertpapieren.

Manuelle Wertpapierverbuchung

Theoretisch ist es möglich die Wertpapierverbuchung von Hand durchzuführen. Dazu muss der Buchhalter die vom Depotanbieter bereitgestellten Depotauszüge verwenden. Oft werden diese als PDF-Dokumente oder Excel-Tabellen bereitgestellt.

Die Aufgabe des Buchhalters ist es nun die Transaktionsdaten zu analysieren und in konkrete Buchungssätze zu übersetzen. 

Abhängig von dem zu verbuchenden Asset, der für die Transaktion genutzten Währung und der Art der Transaktion wählt der Buchhalter nun die passenden Bestands- und Erfolgskonten aus. Bei Transaktionen in Fremdwährungen ist typischerweise mehr als ein Buchungssatz notwendig, um den Geschäftsvorfall korrekt in der Wertpapierverbuchung abzubilden.

Die manuelle Wertpapierverbuchung stößt unserer Erfahrung nach ab ca. 5 Transaktionen pro Monat an ihre Grenzen. 

Grenzen der manuellen Wertpapierverbuchung

Nicht in jeder Kanzlei ist das Fachwissen zur Verbuchung und Bilanzierung von Wertpapieren vorhanden. Diese müsste durch Fortbildung oder Einstellung entsprechend qualifizierter Fachkräfte aufgebaut werden.

Zum anderen ist die manuelle Wertpapierverbuchung zeitaufwändig und fehleranfällig. Bei der Übertragung von Transaktionen in Buchungssätze können sich Fehler einschleichen, die beim Kontenabgleich schwierig zu finden sind.  

Bei sehr aktiven Depots können jährlich zehntausende von Transaktionen zusammenkommen. Eine manuelle Wertpapierverbuchung ist in solchen Fällen nicht mehr wirtschaftlich.

Automatisierte Wertpapierverbuchung

Innovative Kanzleien nutzen daher erfolgreich die automatisierte Wertpapierverbuchung mit VICTAR. Dabei werden die Depottransaktionen von VICTAR analysiert und automatisch in Buchungssätze übersetzt. Buchhalter und Steuerberater können die erzeugten Buchungssätze direkt über ihre DATEV-Schnittstelle in die Buchhaltungs-Software importieren.

Die zeitraubende Aufgabe der Kontenabstimmung automatisiert VICTAR weitestgehend mit der automatisch erzeugten Checkliste ‚Kontenabstimmung Wertpapierverbuchung‚.

Dadurch reduziert VICTAR die Kosten der Wertpapierverbuchung für Trading GmbH, Vermögensverwaltende GmbH und Stiftungen spürbar Jahr für Jahr.